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    SHANGYEGUANGCHANGKAIYELIUCHENG

    澳门AG FABUSHIJIAN:2018-09-02

                      商业广场开业流

                    河南绿满园物业服务有限公司


    本流程用于指导、规如何为购物中心顺利开业进行统一组织协调,确保开业筹备各阶段工作目标和职责清晰,保证开业筹备过程中各项事宜有计划有步骤的实施,以实现高效率完成开业任务。

     

    流程原则

    开业总体进度应有各关键工作模块进度计划的支持,各关键模块进度和总体进度应保持步调一致,相互协调。

    应不定期的召集会议,掌握各项工作模块进度的执行情况,调整各项工作进程,与相关部门协调,解决开业过程中的问题。对于不能解决并影响开业时间、开业质量的,报公司领导。

     

    各部门职责分工

          招商

    -      负责提供各租户签约信息、租户条件图。

    -      在签署租赁合同/租赁确认书,确定、审批完成工程技术条件,并发送租户条件图至租户后,负责组织召开租户移交会,实现运营部与租户的对接。

    -      在租户移交完成之前,负责组织召开设计装修协调会。

    -      若租户在设计装修过程中变更工程技术条件,市场部负责与租户协调并审批变更条件。

    -      若合同租赁面积与租户现场实际测量面积存在差异,市场部负责跟进租赁面积调整的补充协议签署工作

    -      负责同督促租户在指定日期接场并推进租户装修进度。

    -      负责对店铺装修效果图提出意见。

     

         运营部

    -      在市场将租户移交给运营部后,运营部负责租户的设计、装修、开业事宜的对接工作,把控租户设计、装修、开业的总体进度。

    -      负责组织召开设计与装修协调会(在租户移交完成后)与开业协调会。

    -      负责组织办理场地移交、图纸审批、开业验收、工程整改、二装退场等手续。

    -      


        设计管理部

    -      参加设计装修协调会,提出设计要求及指引。

    -      负责对店铺效果图的最终审核。

    -      负责对设计图纸及装修图纸(结构设计)提出专业意见。

    -      负责跟进店铺的实际面积测绘。

     

          项目部

    -      参加设计装修协调会,提出设计要求及指引。

    -      负责协调总包将店铺移交给租户。

    -      负责对店铺设计图纸及装修图纸(机电设计)提出专业意见。

    -      协调总包与物业间的关系,协助管理装修施工现场。

     

          财务部

    -      负责办理店铺租金、租赁保证金、管理费、推广费、POS押金等各项租赁合同规定之所有财务工作。

     

         IT

    -      负责协助租户安装开通并维护网络、POS系统等设施。

    -      负责对租户进行POS收银培训。

    -      负责租户店铺的开业验收工作(网络、POS)。

     

        物业管理中心

    -      参与设计装修协调会、开业协调会及场地移交工作。

    -      负责协助租户安装、开通、维护电话设施。

    -      负责对店铺设计图纸及装修图纸(除结构、机电外的其他方面)提出专业意见。

    -      负责为租户办理装修许可证与施工出入证,物业财务收取装修押金及垃圾清运费。

    -      负责对租户装修区域进行施工管理,对装修现场进行分项验收,物业财务根据有关部门转来处罚单据收取各类赔偿金、罚金等。

    -      负责租户店铺的开业验收工作(工程、安全方面)。

    -      对租户工程整改情况进行验收,并协助办理二装退场手续,物业财务根据流程办理结算退还装修押金。

    工作流程

    步骤

    流 程

    工作内容

    执行部门

    1

    租户移交会

    招商部将租户移交给运营部跟进租户装修

    招商运营

    2

    设计与装修协调会

    与租户沟通设计、装修、进场事宜

    运营、设计、项目、物业

    3

    场地移交

    移交场地给租户,并签订移交凭据

    运营、市场、项目、总包、物业

    4

    图纸审核

    对租户的设计、施工图纸进行审批

    运营、市场、设计、项目、物业

    5

    办理装修许可证

    租户递交各项资料并缴纳相关费用,办理装修许可证

    运营、物业

    6

    办理施工出入证

    租户施工人员办理施工出入证

    运营、物业

    7

    租户装修现场管理

    租户施工进行管理,并进行项目分项验收

    运营、项目、物业

    8

    开业协调会

    租户沟通开业事宜

    运营、物业、推广、IT、财务

    9

    开业验收

    验收租户店铺是否具备开业资格

    运营、物业、IT

    10

    工程整改

    对店铺装修施工中不符合要求部分进行整改

    运营、物业

    11

    二装退场

    租户完成整改,退还装修押金

    运营、物业

     

    1.    租户移交会

     

    招商部与租户完成租赁合同/租赁确认书的签署、工程技术条件的确定、并已向租户发出租户条件图后,由招商部拟移交租户资料运营部,并组织运营部及租户方召开租户移交会,实现运营人员与租户方的对接,以便跟进租户的进场装修工作。

     

    招商移交运营的资料包括:租户方对接人员及联系方式、租户签约信息、 租户条件图及所有工程技术条件、与租户设计、装修有关的打印版及电子版文件

     

    运营部提供租户的资料包括:《租户设计指引》、《租户装修指引》

     

    2.    设计与装修协调会(可与租户移交会合并)

     

    设计与装修协调会租户移交会可合并执行。如租户尚不具备移交条件,则前期的设计与装修协调(会)工作由市场部人员负责跟进(组织);如租户具备移交条件并完成移交,则由运营人员组织召开。

     

    招商/运营组织设计部、项目部、物业管理部与租户方(租户、租户设计单位、租户装修单位等)召开设计与装修协调会,为租户提供装修指引等资料,并进行说明及口头答疑(如会议上无法解答,各部门需在会后三个工作日内将相应疑问回复汇总至运营组,由运营组书面回复租户),包括图纸设计、装修进场程序、装修进场需提供资料、项目相关部门职能等事宜的沟通。

     

    此环节中,各部门职责如下:

     

    设计管理部:以设计角度提出设计要求及指引,如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应对店铺设计及效果图提出专业意见并提请租户完善设计方案,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。

     

    项目部:向租户方介绍装修工程消防报审、报验要求及所需资料和流程;如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应对设计效果及设计方案给出专业意见,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。

     

    物业管理中心:向租户介绍本项目的装修管理规定、安全施工注意事项、店铺装修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清运等)等;如租户已有店铺装修方案设计或设计思路,应以物业管理角度对设计方案给出专业意见,提请租户完善设计方案,并解答租户的相关疑问。

     

    运营部提供租户装修进场资料包括:《装修申请表》、《安全施工协议》、《商铺装修施工授权委托书》、《消防报审承诺书》、《租户装修用电用水容量申请确认书》等。

     

    3.    场地移交(可与审图、装修施工协调会并行)

     

    在租户进场前,如租户提出对租区进行面积测绘需求,则招商/运营组织设计部与租户方进行现场实际面积测绘,并市场部跟进租赁面积调整的补充协议签署工作。


    运营牵头,组织招商部、项目部、物业管理中心在合同约定的场地移交时间内与租户(租户代表须持有租户公司的授权委托书)进行现场交接手续,双方签订移交凭据《店铺接场验收登记表》(一式四份)登载场地硬件情况及移交日期等信息,并盖章确认。

     

    如各方对场地交接无异议,则租户方、业主方在《店铺接场验收登记表》上签字盖章,运营部签字确认,以场地移交日核算免租装修期。该表由租户方留存两份原件,运营部留存两份原件,运营部留存复印件归档至租户档案,物业留存复印件。租户场地移交完成后,由运营部组拟场地移交资料(包括移接时间、确定的面积、联系人联系方式等)至招商部、物业管理中心、项目部、设计管理部、财务部、IT。财务部在收到场地移交资料后,负责核算免租装修期,及收取管理费、推广费等费用。

     

    如租户对场地交接存在异议(如场地与提供给租户的租赁条件图不符),则项目部负责协调总包尽快对场地进行整改直至租户接受并在《店铺接场验收登记表》上签字盖章(移交日以签字当日为准);若无法进行整改或超出租赁条件要求时,则由招商部与租户进行谈判磋商。

     

    根据品牌实际情况,特殊店铺将安排内部预接场环节,该环节由市场/运营负责发起,具体操作与正式接场相同。

     

    4.    设计施工图审核

     

    租户应在运营部规定的时间内(距离接场日期不少于60天)提交方案设计图(一般比例为150)、图纸说明书及其电子文件进行审批。

     

    在设计方案图通过审批后,租户应在运营部规定的时间内(距离接场日期不少于30天)提交装修施工图(一般比例为150)、技术说明书及其电子文件进行审批,而这些资料应严格依照《租户设计指引》、《租户装修指引》的要求准备,并应当是对认可的初步设计方案的深化设计。

     

    在收到方案设计图、装修施工图和技术说明之后,由运营部拟审图资料,组织市场部及审图小组成员部门(设计部、项目部、物业管理中心)对图纸进行审核,除市场部对效果图审核外,审图小组的图纸审核采用平行审图方式进行,其中设计部负责对效果图进行最终审核及审核结构设计部分,项目部负责机电设计图纸,物业管理中心负责审核除结构、机电外的其他图纸。

     

    图纸审核时间要求:主力店百货、电影院、超市审图时间为5个工作日。次主力店、餐饮类租户审图时间为4个工作日。  除上述两类店铺之外,其他类店铺审图时间为2个工作日。

     

    审图小组协调人负责将本部门意见汇总并在规定时间内反馈给运营部,由运营部汇总各部门专业意见并反馈至租户,租户需根据我司修改意见在5个工作日内重新提交新方案,直至图纸最终获准。

     

    租户装修图纸获我司批准后,由运营部拟审图意见函(对外发文)至租户,并抄送招商部、设计管理部、项目部、物业管理中心,即知会各部做好租户进场手续及出入证办理、租户装修现场服务及管理等后续工作。

     

    如果租户在规定时间内通过图纸审批,项目部、物业管理中心协助租户向相关政府部门(如消防局)申报装修施工图,以便办理相关证照(如消防验收意见书),租户自行支付相关费用,由于租户的原因造成图纸审核或装修工作延迟,由租户自行负责。

     

    5.    工程技术条件、设计方案变更

     

    如果租户在审图、装修期间对工程技术条件或设计方案有所变更,运营人员须将变更情况通知对应招商部对应人员,由招商部对应人员与租户进行协调并审批变更条件。

     

    6.    办理装修施工许可证(由物业办理)

     

    租户及装修公司填写《装修申请表》,加盖双方公章,向业主提交。租户及租户装修施工方准备下述材料《店铺接场验收登记表》、《安全施工协议》、《商铺装修施工授权委托书》、装修公司资质装修公司营业执照施工保险单施工进度表、《消防验收意见书(或消防报审承诺书)》、全套合格施工图、《租户装修水电容量申请确认书》、图纸最终审核意见,并提交业主审核。

     

    7.    施工人员办理施工出入证(由物业办理)

     

    租户或租户装修施工方准备下述材料:《装修许可证》、建工团意险保险单、《装修施工人员身份证、照片备查单》、施工人员1寸照片两张、身份证原件及复印件。到物业管理中心办理施工出入证, 凭施工出入证进出施工区域。

     

    8.    租户装修现场管理

     

    物业管理中心、项目部进行租户施工现场管理,包括对施工人员的自律性、临时用电、成品保护、货梯使用、消防安全等管理,并有权对违规行为进行惩治,包括但不限于停工等处理方式,管理规定及惩罚措施详见《商城装修手册》。

     

    物业公司结合租户施工进度对施工核心环节进行分项验收。

     

    9.    开业验收

     

    租户根据装修施工情况向运营部申请开业,填写《店铺开张申请表》,确定开业验收时间。由运营部牵头,组织IT、物业管理中心对租户店铺进行开业验收工作。各项装修施工到位,包括机电、空调、装饰、消防、网络等施工的落实,经检查同意后可安排开业事宜,各项验收标准详见《店铺装修验收标准》。

     

    物业管理中心根据租户申请开业需求进行的开业验收检查仅从装修施工角度开展,租户开业还需结合国家政府相关要求,确认是否落实燃气开户、消防报审、经营相关证照(营业执照、环境评估报告、卫生许可证等)领取等工作。对此,如租户需我司配合相关事宜,可联系各部门协调配合,涉及相关费用,由租户自行负责。

     

    租户在通过开业验收,并向公司财务部缴齐管理费、推广费等合同约定费用以及应扣除的滞纳金后(具体标准参照合同条款),我司方可批准其开业。

     

    10.     工程整改

     

    竣工验收完成后,运营部将在3个工作日内向租户发出开业验收函,反馈验收意见,租户需依照我司意见进行整改。涉及遗留问题,由运营部组织协调,物业管理中心安排复验,并就复验问题发出验收函。如租户多次复验后整改不到位,我司将视情况处以扣留、扣除租户装修押金等违约处理。

     

    11.     二装退场及退装修押金

     

    二装退场及退装修押金要求如下:

    开业后60天内根据开业验收通知完成工程整改;完成公共区域破坏的修复工作(或同意业主从装修押金中扣除赔偿金);装修施工完毕,租户应向业主提供2套竣工图以及1套电子文件(AutoCAD格式*.dwg的光盘拷贝),图中应包括所有更改的隐藏管路等,以便于维护和存档备查(运营、物业各存档一份竣工图);向经营的业主提交日常消防安全责任书,并加盖公章;向业主提交消防合格意见书及相关经营证照复印件(如卫生许可证、环保许可证)。租户落实以上要求后,填写《装修押金退还申请意见表》审批,通过审批后退还保证金。


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